Umsatzsteuer-Voranmeldung Definition – Kompletter Guide 2023

Einführung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen Pflichten für viele Unternehmen in Deutschland. Sie ist ein Prozess, bei dem Unternehmen ihre Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt melden. Diese Meldungen werden in der Regel monatlich oder vierteljährlich durchgeführt, abhängig von der Größe und Art des Unternehmens.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern sie bietet auch einen wichtigen Einblick in die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Sie hilft Unternehmen, ihre Cashflows zu verwalten und sicherzustellen, dass sie ihre steuerlichen Verpflichtungen erfüllen.

In diesem Artikel werden wir uns genauer ansehen, was die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist, wer sie abgeben muss, wie der Prozess funktioniert und welche Fristen einzuhalten sind. Wir werden auch einige Tipps und Tricks zur Vereinfachung des Prozesses teilen und einige digitale Tools vorstellen, die Ihnen dabei helfen können.

Ob Sie ein neuer Unternehmer sind, der sich mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung auseinandersetzt, oder ein erfahrener Geschäftsinhaber, der sein Wissen auffrischen möchte, dieser Artikel bietet wertvolle Informationen und Ressourcen, um den Prozess zu verstehen und zu navigieren.

Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft in erster Linie Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Dies umfasst sowohl gewerbliche Unternehmen als auch Freiberufler. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung dient dazu, das Finanzamt über die Höhe der in einem bestimmten Zeitraum eingenommenen Umsatzsteuer zu informieren.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen und Besonderheiten, die zu beachten sind:

• Kleinunternehmer: Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erzielt haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich einen Umsatz von nicht mehr als 50.000 Euro erzielen werden, können von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese Unternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen dementsprechend auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.
• Neugründer: Im ersten Jahr ihrer Tätigkeit müssen alle Unternehmer, unabhängig von ihrer Umsatzgröße, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Ab dem zweiten Jahr hängt die Frequenz der Voranmeldungen vom jährlichen Umsatzsteuerbetrag ab.
• Jahresumsatzsteuer: Unternehmen, deren jährliche Umsatzsteuer weniger als 1.000 Euro beträgt, sind von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit. Sie müssen lediglich eine Jahresumsatzsteuererklärung abgeben.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen und Grenzwerte variieren können und es immer ratsam ist, sich bei Unklarheiten an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt zu wenden.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein Prozess, bei dem Unternehmer ihre Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt melden. Dies geschieht in der Regel elektronisch über das ELSTER-Portal (Elektronische Steuererklärung) des Finanzamts.

Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie bei der Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten sollten:

1. Ermittlung der Umsatzsteuer: Zunächst müssen Sie die Umsatzsteuer berechnen, die Sie auf Ihre verkauften Waren oder Dienstleistungen erhoben haben. Dieser Betrag wird auch als „ausgewiesene Umsatzsteuer“ bezeichnet.
2. Ermittlung der Vorsteuer: Als nächstes berechnen Sie die Vorsteuer, die Sie für Ihre betrieblichen Ausgaben gezahlt haben. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie an Ihre Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen gezahlt haben, die Sie für Ihr Unternehmen gekauft haben.
3. Berechnung der Zahllast oder des Überschusses: Sie ziehen die Vorsteuer von der ausgewiesenen Umsatzsteuer ab. Wenn die ausgewiesene Umsatzsteuer höher ist als die Vorsteuer, haben Sie eine Zahllast, die Sie an das Finanzamt zahlen müssen. Wenn die Vorsteuer höher ist als die ausgewiesene Umsatzsteuer, haben Sie einen Überschuss, den das Finanzamt Ihnen erstattet oder mit zukünftigen Umsatzsteuerzahlungen verrechnet.
4. Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung: Nachdem Sie die Zahllast oder den Überschuss berechnet haben, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung über das ELSTER-Portal einreichen. Sie müssen die entsprechenden Beträge in die vorgesehenen Felder des Formulars eintragen.
5. Zahlung oder Erstattung: Wenn Sie eine Zahllast haben, müssen Sie den Betrag an das Finanzamt überweisen. Wenn Sie einen Überschuss haben, wird das Finanzamt den Betrag entweder erstatten oder mit zukünftigen Zahlungen verrechnen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zahlung der Umsatzsteuer strikte Fristen haben, die eingehalten werden müssen, um Strafen zu vermeiden. Bei Fragen oder Unklarheiten ist es immer ratsam, sich an einen Steuerberater zu wenden.

Fristen und Termine

Die Einhaltung der Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist von entscheidender Bedeutung, um Strafen und Zinsen zu vermeiden. Hier sind die wichtigsten Termine, die Sie beachten sollten:

• Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Für Unternehmen, die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, ist der Stichtag der 10. Tag des Folgemonats. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar beispielsweise bis zum 10. Februar eingereicht werden muss.
• Vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Für Unternehmen, die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, ist der Stichtag der 10. Tag des Monats, der auf das Ende des Quartals folgt. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das erste Quartal (Januar bis März) bis zum 10. April eingereicht werden muss.
• Dauerfristverlängerung: Unter bestimmten Bedingungen können Unternehmen eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dies verschiebt die Frist für die Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat. Das bedeutet, dass die Frist für die monatliche Voranmeldung auf den 10. Tag des übernächsten Monats und für die vierteljährliche Voranmeldung auf den 10. Tag des zweiten Monats nach dem Ende des Quartals verschoben wird. Um eine Dauerfristverlängerung zu erhalten, muss das Unternehmen eine Sondervorauszahlung leisten, die auf 1/11 der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des Vorjahres festgelegt ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Fristen auch für die Zahlung der Umsatzsteuer gelten. Wenn Sie eine Zahllast haben, muss der Betrag bis zum jeweiligen Stichtag auf dem Konto des Finanzamts eingegangen sein.

Bitte beachten Sie, dass diese Informationen auf dem Stand von September 2021 sind und sich die genauen Regelungen und Fristen ändern können. Es ist immer ratsam, die aktuellsten Informationen direkt vom Finanzamt oder einem Steuerberater zu erhalten.

Umsatzsteuer-Voranmeldung und Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung ist eine spezielle Regelung im Umsatzsteuergesetz, die für Unternehmen mit geringem Umsatz gilt. Wenn ein Unternehmen diese Regelung in Anspruch nimmt, ist es von der Umsatzsteuer befreit und muss dementsprechend auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung sind wie folgt:

• Im vorangegangenen Kalenderjahr hat das Unternehmen einen Umsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erzielt.
• Im laufenden Kalenderjahr wird voraussichtlich ein Umsatz von nicht mehr als 50.000 Euro erzielt.

Wenn ein Unternehmen diese Kriterien erfüllt, kann es sich dafür entscheiden, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Dies muss dem Finanzamt mitgeteilt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, keine Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen aufschlagen dürfen.

Obwohl Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen, sind sie dennoch verpflichtet, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und gegebenenfalls eine Einkommensteuererklärung abzugeben.

Die Entscheidung, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, sollte sorgfältig überlegt werden. Es gibt Vor- und Nachteile, die je nach individueller Situation des Unternehmens variieren können. Es ist immer ratsam, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen, bevor man eine solche Entscheidung trifft.

Tipps zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere für neue Unternehmer. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

1. Organisation ist der Schlüssel: Halten Sie alle Ihre Rechnungen und Belege gut organisiert und leicht zugänglich. Dies wird den Prozess der Umsatzsteuer-Voranmeldung erheblich erleichtern.
2. Nutzen Sie digitale Tools: Es gibt viele Softwarelösungen und Online-Tools, die Ihnen bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung helfen können. Diese Tools können den Prozess automatisieren und Fehler reduzieren. Oder wie finban.io, die voraussichtliche Umsatzsteuer kalkulieren.
3. Verstehen Sie die Regeln: Stellen Sie sicher, dass Sie die Grundlagen der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuer-Voranmeldung verstehen. Dies beinhaltet das Verständnis der Unterschiede zwischen der ausgewiesenen Umsatzsteuer und der Vorsteuer sowie die Kenntnis der relevanten Fristen.
4. Fristen einhalten: Versäumen Sie nicht die Fristen für die Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zahlung der Umsatzsteuer. Verspätete Einreichungen und Zahlungen können zu Strafen und Zinsen führen.
5. Holen Sie sich professionelle Hilfe: Wenn Sie sich unsicher sind oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, einen Steuerberater zu konsultieren. Ein Steuerberater kann Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie Ihre steuerlichen Verpflichtungen erfüllen.
6. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Steuergesetze und -vorschriften können sich ändern. Es ist wichtig, dass Sie auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass Sie die neuesten Änderungen kennen und verstehen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Vorbereitung und Organisation kann sie zu einem überschaubaren Teil Ihrer Geschäftstätigkeit werden.

Digitale Tools zur Unterstützung

1. Lexoffice: Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Freelancer, Gründer und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung. Lexoffice kann auch mit Ihrem Bankkonto verbunden werden, um Ihre Transaktionen automatisch zu importieren und zu kategorisieren. Mehr erfahren
2. SevDesk: SevDesk ist eine weitere cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die eine Vielzahl von Funktionen bietet, darunter Rechnungsstellung, Auftragsverwaltung, Lagerverwaltung und mehr. SevDesk bietet auch eine mobile App, mit der Sie Ihre Buchhaltung von unterwegs erledigen können. Mehr erfahren
3. BuchhaltungsButtler: BuchhaltungsButtler ist eine Buchhaltungssoftware, die speziell für Kleinunternehmer und Freelancer entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie digitale Belegerfassung, automatische Belegzuordnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mehr erfahren
4. Xero: Xero ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die alle grundlegenden Bedürfnisse erfüllt: Rechnungen senden, Konten abgleichen, Ausgaben verfolgen und Berichte erstellen. Wo Xero glänzt, sind seine Integrationen. Sie können Ihr Bankkonto, Ihren Zahlungsprozessor, Ihre E-Commerce-Plattform und mehr mit Xero verbinden. Dies gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über Ihre Finanzen. Die Software bietet auch erweiterte Funktionen wie Projektbuchhaltung und Zeiterfassung. Mehr erfahren
5. Bonsai: Bonsai bietet Funktionen zur Kunden- und Finanzverwaltung. Mehr erfahren
6. Zoho Books: Zoho Books ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, die bereits Zoho-Produkte und -Dienstleistungen verwenden, da es gut mit anderen Zoho-Apps integriert ist. Es ist auch eine gute Wahl für dienstleistungsbasierte Unternehmen, wie Berater, Landschaftsgärtner und Klempner. Mehr erfahren
7. FreshBooks: FreshBooks ist eine der einfachsten Buchhaltungssoftware zu bedienen. Die Software ist für Kleinunternehmer konzipiert, die keinen Buchhaltungshintergrund haben. Sie können Rechnungen erstellen und senden, Ausgaben verfolgen, Projekte und Kunden verwalten und Berichte anzeigen. Mehr erfahren